Si vous rédigez souvent des rapports, des articles universitaires ou des documents professionnels, La fonction de suivi des modifications de Word devient un allié indispensable.Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez examiner, corriger et négocier chaque modification sans jamais perdre la version originale du texte.
Bien que cela puisse paraître un peu déroutant au premier abord, une fois que vous comprenez comment cela fonctionne C'est un outil très simple qui permet de gagner beaucoup de temps. Lorsque plusieurs personnes participent à la révision d'un document, voyons, étape par étape, comment en tirer le meilleur parti dès le départ, comme le ferait un correcteur professionnel.
Qu’est-ce que la fonction « Suivi des modifications » dans Word ?
Le suivi des modifications est une fonctionnalité de Word qui enregistre toutes les modifications apportées à un document: ajout de textes, suppression de textes, modifications de mise en forme (gras, tailles, styles), ainsi que commentaires et notes des relecteurs.
Au lieu que les modifications remplacent directement le contenu original, Word les affiche visuellement sous forme de marques de révisionCe que vous supprimez peut apparaître barré, ce que vous ajoutez peut apparaître souligné ou d'une couleur différente, et les modifications de mise en forme sont indiquées par des commentaires ou des bulles dans la marge.
De plus, chaque réviseur peut se voir attribuer une couleur différente, de sorte que Il est facile d'identifier la personne qui a effectué chaque modification.Cela transforme le suivi des modifications en un véritable « historique des modifications », beaucoup plus clair et plus facile à gérer que l'enregistrement de mille versions du même fichier.
Son utilisation est répandue dans la relecture, la correction stylistique, la traduction, les articles de recherche, les manuels et, en général, tout document qui doit passer par plusieurs mains avant de devenir définitif.
Pourquoi utiliser le contrôle des modifications ?
Le principal avantage est la transparence : Toutes les modifications apportées sont entièrement documentées.L'auteur peut toujours vérifier ce qui a été modifié, où et selon quels critères.
Cela améliore aussi considérablement le travail d'équipe, car Il permet à plusieurs personnes de consulter le même fichier sans chevauchement.Chacun soumet ses suggestions, et ensuite quelqu'un décide de ce qui est accepté et de ce qui est rejeté.
En fonctionnant comme un enregistrement continu, Cela vous permet de « revenir » mentalement en arrière et de comprendre le processus de correction.En comparant l'avant et l'après de chaque phrase. Cela comporte un aspect très pédagogique : l'auteur voit ses erreurs barrées et les solutions proposées juste à côté.
Enfin, cela empêche la perte d'informations importantes. Au lieu de simplement écraser, Toutes les modifications proposées restent visibles jusqu'à ce que quelqu'un les accepte ou les refuse.Rien ne s'efface sans laisser de trace.
Comment activer et désactiver le suivi des modifications dans Word
Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut d'abord savoir comment l'activer et la désactiver. Bien que l'interface puisse légèrement varier d'une version à l'autre, le principe reste le même. Monde moderne: Tout se gère depuis l'onglet Révision du ruban supérieur..
Ouvrez votre document et accédez à l'onglet RéviserVous y trouverez un bouton intitulé « Suivi des modifications », parfois accompagné d'un menu déroulant portant la mention « Options de révision » ou similaire. Appuyer sur ce bouton active l'enregistrement de toutes les modifications.À partir de ce moment, toute lettre que vous supprimerez ou ajouterez sera marquée.
Dans certaines versions, vous pouvez choisir d'activer ou non le suivi. pour tous les utilisateurs du document ou uniquement pour votre sessionCeci est utile si plusieurs personnes partagent le fichier et que vous souhaitez contrôler qui enregistre les modifications.
Pour le désactiver, le processus est le même mais en sens inverse : Retournez à l'onglet Révision et décochez le bouton Suivi des modificationsAinsi, toute modification apportée à partir de ce moment ne sera plus enregistrée comme une révision.
N'oubliez pas que même si vous le désactivez, Toutes les marques déposées jusqu'à cette date resteront visibles dans le document. jusqu'à ce que vous les acceptiez ou les refusiez. La désactivation de cette fonctionnalité empêche uniquement l'enregistrement des nouvelles modifications.
Affichage des avis : marquage, bulles et taux de change
L'un des points clés pour éviter de devenir fou est de comprendre que Les mêmes critiques peuvent être consultées de différentes manières.Word enregistre non seulement vos modifications, mais vous permet également de choisir comment les afficher à l'écran.
Cliquez sur l'onglet Réviser Vous trouverez un menu (selon la version, il peut s'appeler « Afficher pour révision » ou quelque chose de similaire) vous permettant de choisir le mode d'affichage. Vous y trouverez généralement les options principales suivantes, très similaires d'une version à l'autre :
- Révisions simples : Vous voyez le document presque comme s'il s'agissait de la version finale, mais avec une ligne ou un marqueur dans la marge indiquant qu'il y a des modifications. Idéal pour lire confortablement tout en sachant où l'ouvrage a été publié..
- Tous les avis : Absolument toutes les modifications sont indiquées dans le corps du texte ou dans des bulles en marge. C'est l'option la plus détaillée et c'est généralement celle qui est sélectionnée par défaut..
- Pas d'avis : Le document est présenté comme si toutes les modifications avaient été acceptées, sans aucune annotation. C'est simplement pour vous donner une idée de ce à quoi ressemblera le texte final.Mais les avis sont toujours là, cachés.
- Original: Word vous affiche le document tel qu'il était avant que vous ne commenciez à le réviser, masquant ainsi toutes les modifications ultérieures. Très pratique pour comparer l'avant et l'après en un coup d'œil..
En plus de ce mode d'affichage global, vous pouvez affiner davantage ce que vous voyez à l'aide du menu de Options de contrôle des modifications et des révisions ou « Afficher les marques ». Vous pouvez y activer ou désactiver certains types de marques :
- Insertions et suppressions : Il vous permet d'afficher ou de masquer le texte ajouté et supprimé. Si vous voulez simplement voir ce qui a changé en termes de contenu, c'est la section clé..
- Format: Marquer les modifications telles que le gras, l'italique, la taille ou le style des polices. Vous pouvez le désactiver s'il y a trop de marqueurs visuels et qu'ils vous gênent..
- Avis sur les ballons : Décidez si les modifications doivent être affichées intégrées au texte ou sous forme de bulles dans la marge. Les bulles permettent de rendre le document plus lisible lorsqu'il contient de nombreuses corrections..
- Format ballon uniquement : option intermédiaire qui n'envoyer que les modifications de format aux ballons, laissant les insertions et les suppressions en ligne.
- Saisie au stylet numérique : Sur les appareils tactiles ou avec un stylet, vous pouvez afficher ou masquer les marques dessinées à la main. Pratique si vous corrigez sur une tablette ou un écran tactile..
Comme vous pouvez le constater, un même document peut paraître « propre » ou absolument couvert de marques selon ce que vous choisissez d'afficher. Jouer avec ces options vous aidera à éviter d'être submergé lors de la révision..
Afficher les marques par type et par avis
Lorsqu'un document passe entre plusieurs mains, vous voudrez généralement savoir qui a touché quoi et décider des changements à observer à un moment donnéWord gère également cette partie sans complications.
Dans le même menu « Afficher les marques », vous avez une option appelée relecteurs (ou similaire). En développant cette option, vous verrez une liste contenant les noms de toutes les personnes ayant travaillé sur le fichier, ainsi que l'option « Tous les relecteurs ».
Si vous cochez ou décochez chaque nom, Vous pouvez filtrer les révisions qui apparaissent dans le document.Par exemple, vous pouvez afficher uniquement les épreuves du correcteur pour voir exactement ce qu'il a fait, ou masquer temporairement les épreuves d'un collaborateur spécifique si elles vous distraient.
Cette fonction est particulièrement utile lorsqu'il existe de nombreux niveaux de révision : Vous pouvez vous concentrer sur un seul examinateur à la fois., accepter ou rejeter leurs propositions, puis passer à la suivante sans tout mélanger.
Combiner ce filtre avec les types de marques (insertions, format, etc.) Vous créez votre propre « vue personnalisée » de l'avisvous enseigner exactement ce dont vous avez besoin à chaque étape du travail.
Acceptez les modifications une par une ou toutes en même temps.
Le moment de vérité est arrivé : vous avez reçu un document rempli de suggestions et vous devez vous décider. Que conservez-vous et que jetez-vous ?C'est à cela que servent les options Accepter et Refuser de l'onglet Révision.
La méthode la plus simple pour effectuer une révision consiste à examiner chaque modification une par une. Vous pouvez double-cliquer sur une marque spécifique ou placer le curseur dessus et, dans l'onglet RéviserUtilisez le bouton AccepterCette modification sera appliquée au texte et la marque disparaîtra.
Offres Word variantes de la même commandece qu'il est bon de savoir :
- Acceptez et passez au suivant : Confirmez la modification en cours et déplacez automatiquement le curseur vers la marque suivante. Idéal pour nettoyer le document sans rien oublier..
- Accepter l'insertion, accepter la suppression ou accepter la modification : Elles servent à valider uniquement ce que vous avez sélectionné sans passer à la marque suivante..
- Acceptez tout ce qui vous est montré : Attention ! Si vous avez masqué certaines marques d’évaluateurs, seules celles que vous consultez actuellement seront acceptées..
- Accepter toutes les modifications apportées au document : C'est la méthode la plus rapide pour nettoyer le texte une fois que vous avez décidé de tout conserver..
- Accepter tout et arrêter le suivi : Le document reste la version finale, et toute modification ultérieure ne sera plus considérée comme une révision..
Si à tout moment vous souhaitez passer à une autre marque sans avoir encore pris de décision, Vous pouvez utiliser les icônes Précédent et Suivant (également dans l'onglet Révision). Elles vous permettent de naviguer facilement parmi les modifications.
Rejetez les changements qui ne vous convainquent pas.
Parfois, le correcteur orthographique suggère de modifier une phrase, mais vous préférez la laisser telle quelle. Dans ces cas-là, Refuser la modification rétablit le texte dans sa version originale.comme s'il n'avait jamais été modifié.
La procédure est très similaire à celle de l'acceptation : vous sélectionnez la modification que vous souhaitez valider (en cliquant dessus ou en utilisant les boutons Précédent/Suivant) et vous utilisez le bouton. Refuser dans l'onglet Avis.
Là encore, on leur propose des options pour s'adapter à votre façon de travailler:
- Rejetez-le et passez au suivant : C'est la méthode la plus pratique pour consulter l'intégralité du document de manière séquentielle..
- Refuser l'insertion, refuser la suppression ou refuser la modification : sans passer à la marque suivante.
- Rejetez tout ce qui est présenté : Si vous avez filtré certains évaluateurs ou types de marques, seuls ceux-ci seront supprimés..
- Refuser toutes les modifications apportées au document : Utilisez-le uniquement lorsque vous êtes absolument certain de ne vouloir conserver aucune correction..
- Tout refuser et arrêter le suivi : laisser le fichier comme si l'outil n'avait jamais été activé.
Comme vous pouvez le constater, Word permet à la fois un examen très détaillé, avec acceptation ou rejet un par un, et des décisions globales en masse. L'essentiel est de combiner les options en fonction de l'avancement de votre révision..
Commentaires : clarifications, questions et notes
Outre la modification du texte, il est souvent nécessaire expliquer pourquoi un changement est proposé ou poser une question à l'auteurC'est à cela que servent les commentaires, et ils sont indissociables du suivi des modifications.
Pour insérer un nouveau commentaire, sélectionnez à l'aide de votre souris le mot, la phrase ou le paragraphe que vous souhaitez commenter, puis, dans l'onglet Réviser, cliquer sur Nouveau commentaireUne bulle de dialogue s'ouvrira dans la marge de droite, où vous pourrez écrire votre note.
Ces commentaires ne modifient pas directement le texte : Elles fonctionnent comme des notes adhésives numériques apposées au document., très utile pour expliquer les décisions de correction, signaler d'éventuelles ambiguïtés ou poser une question à l'auteur.
Lorsque l'auteur répond ou que la note n'est plus pertinente, elle peut être supprimée. Pour supprimer un commentaire, cliquez dessus pour le sélectionner, puis utilisez les flèches directionnelles. menu à trois points ou menu contextuel et choisissez l'option de Supprimer le fil de discussion ou « Supprimer le commentaire ».
Si vous préférez effectuer le nettoyage à la fin, vous pouvez attendre d'avoir terminé la révision et, depuis le même onglet Révision, Supprimer tous les commentaires du document en une seule foisMais avant tout, assurez-vous qu'il n'y a pas de questions en suspens.
Consultez, masquez et personnalisez les avis pour une expérience de travail plus agréable.
Dans les documents longs ou fortement remaniés, il est facile que le texte se retrouve surchargé de couleurs, de soulignements et de bulles de dialogue. Dans ces cas-là, Masquer temporairement certaines informations facilite la lecture..
Une méthode rapide consiste à utiliser le menu « Afficher pour révision » et à choisir Révisions simples ou même « Aucune révision » lors d'une lecture générale. Les marques sont toujours là, mais elles ne vous gênent pas visuellement..
Un autre outil très puissant réside dans le Options d'affichage des marquesVous pouvez ainsi désactiver certains types de modifications (par exemple, la mise en forme) pour vous concentrer uniquement sur le contenu. Cela évite la sensation de « bruit » due à un trop grand nombre de petites modifications.
Si vous examinez un document qui vous a été retourné corrigé, une stratégie très pratique consiste à adopter la stratégie suivante : Reprenez le texte depuis le début, en acceptant ou en rejetant uniquement ce avec quoi vous êtes en désaccord.sans se soucier d'accepter tout le reste.
Une fois que vous avez terminé et que vous savez clairement ce que vous conservez par rapport à l'original, vous pouvez utiliser l'option Accepter toutes les modifications apportées au document appliquer toutes les autres corrections en une seule fois. Ainsi, vous évitez d'avoir à cliquer sur « Accepter » pour chaque phrase. Et vous économisez ainsi un temps précieux pour votre cerveau.
Comparer deux versions du même document dans Word
En plus du suivi des modifications « classique », Word inclut une fonctionnalité très puissante appelée ComparerIl sert à détecter les différences entre deux fichiers qui, à première vue, semblent presque identiques.
Imaginez que vous ayez la version que vous avez envoyée il y a une semaine et une autre qu'une personne vous a renvoyée avec des modifications apportées sans utiliser le suivi des modifications. Avec cet outil, Vous pouvez générer un troisième document dans lequel Word indique les modifications apportées d'un document à l'autre..
Pour l'utiliser, rendez-vous dans l'onglet Réviser et appuyez sur la commande ComparerUne boîte de dialogue s'ouvrira dans laquelle vous devrez choisir :
- Le fichier qui est considéré document original.
- Le fichier qui sera le document révisé.
Vous cliquez sur OK et Word génère un nouveau fichier dans lequel Toutes les différences apparaissent signalées comme si elles avaient été effectuées à l'aide d'un système de contrôle des modifications.: textes ajoutés soulignés, textes supprimés barrés, etc.
Sur la droite de l'écran, vous pouvez voir, si vous le souhaitez, le document original et la version révisée dans des fenêtres séparéesafin de pouvoir travailler avec les trois en même temps : l'original, le modifié et celui qui montre les différences.
Si à un moment donné vous ne voyez pas ces deux versions latérales, vous pouvez revenir au menu Comparer et utiliser l'option Afficher le document sourceen choisissant « Afficher les deux ». Ainsi, les trois niveaux restent toujours clairement visibles : avant, après et comparaison..
Utilisation professionnelle du suivi des modifications : relecture et style
Dans le monde de l'édition et de la correction, le suivi des modifications n'est pas un caprice, c'est une pratique courante. une obligation professionnelleIl est utilisé à la fois en correction orthotypographique (erreurs, accents, signes de ponctuation, règles de style) et en correction de styleoù les propositions sont plus subjectives.
Le grand avantage de cet outil est que elles permettent à l'auteur de décider quelles propositions accepter et lesquelles rejeter.Si le correcteur suggère de reformuler un paragraphe entier pour plus de clarté, mais que vous estimez que des nuances se perdent, refusez simplement cette modification et conservez votre version.
En même temps, le fait que le texte original soit barré et que la proposition apparaisse à côté le rend L'auteur peut tirer des leçons de ses erreurs.Vous pouvez voir très clairement quel était le problème et comment il a été résolu.
En règle générale, le professionnel soumet le document avec toutes les options de contrôle des modifications activées : De cette manière, le client peut vérifier point par point ce qui a été fait.et a la tranquillité d'esprit de savoir qu'aucune modification n'a été apportée « à l'aveuglette ».
Dans les corrections très subjectives (style, ton, structure des paragraphes), le suivi des modifications protège également le correcteur, car Précisez bien que ce ne sont que des suggestions.et que l'auteur a toujours le dernier mot.
La maîtrise de cette fonctionnalité de Word améliore non seulement vos documents, mais il facilite grandement la communication entre les auteurs, les correcteurs, les traducteurs et toutes les personnes impliquées dans le processus de révision.Une fois qu'on a compris le système, on revient rarement à l'envoi de SMS « bruts » sans suivi des modifications.
