Comment utiliser plusieurs ordinateurs de bureau et écrans pour être véritablement productif

Si vous avez l'impression que votre productivité chute entre Fenêtres, onglets et applications ouvertes partoutVous n'êtes pas seul. Avec le rythme de travail actuel, il est facile de se retrouver avec un bureau encombré : une feuille de calcul Excel par-ci, des e-mails par-là, un navigateur avec vingt onglets ouverts et, en arrière-plan, des applications dont vous ne vous souvenez même plus pourquoi vous les avez ouvertes.

La bonne nouvelle, c'est que Windows intègre depuis un certain temps déjà des fonctionnalités très puissantes pour mettre de l'ordre dans tout ce chaos : bureaux virtuels, multitâche avancé et la prise en charge de plusieurs écransUtilisées correctement, elles permettent de créer des espaces distincts pour chaque type de tâche et de tirer parti de chaque centimètre carré d'écran sans perdre sa concentration.

Qu'est-ce qu'un bureau Windows et que sont les bureaux virtuels ?

En termes simples, le bureau Windows classique est la zone principale où vous voyez votre icônes, barre des tâches, fenêtres et applicationsIl s'agit de l'« espace de base » dans lequel vous travaillez après vous être connecté. Mais depuis Windows 10 et, surtout, Windows 11, ce concept s'étend avec ce que l'on appelle bureaux virtuels.

Un bureau virtuel, c'est comme avoir plusieurs bureaux distincts au sein du même PCChacune avec ses propres fenêtres ouvertes, ses propres programmes et, si vous le souhaitez, même son propre fond d'écran et son propre nom. Le matériel est identique, mais vous organisez votre travail en « compartiments étanches » : un bureau pour le travail, un autre pour les affaires personnelles, un autre pour les études ou des projets spécifiques, etc.

Il convient toutefois de rappeler que même si vous possédez plusieurs ordinateurs de bureau, ils puisent tous dans les mêmes ressources. mêmes ressources systèmeSi vous remplissez chaque bureau d'applications gourmandes en ressources, la mémoire et le processeur souffriront tout autant que si vous aviez tout installé sur un seul bureau ; l'organisation visuelle sera simplement meilleure.

Avantages réels de l'utilisation de plusieurs bureaux sous Windows

Bien compris et utilisés, les bureaux virtuels offrent de nombreux avantages pratiques. Il ne s'agit pas simplement d'une fonctionnalité esthétique, mais d'un outil conçu pour… Réduisez l'encombrement, améliorez votre concentration et organisez vos tâches..

Comment tirer le meilleur parti des bureaux virtuels

Contextes distincts : travail, vie personnelle, projets et loisirs

L'une des meilleures applications des bureaux virtuels est compartimentez votre vie quotidienneVous pouvez dédier un bureau à votre travail : documents, CRM, ERP, applications de gestion, Teams, etc. Sur un autre, vous pouvez utiliser les réseaux sociaux, la messagerie personnelle, la musique ou les jeux. Et si vous gérez plusieurs projets ou études, vous pouvez attribuer un bureau différent à chacun.

Vous obtenez ainsi quelque chose de très précieux : Vous changez de bureau et votre esprit change de « mode ».Vous n'avez pas votre messagerie professionnelle sous les yeux lorsque vous gérez vos comptes personnels, ni WhatsApp Web lorsque vous rédigez un rapport important. Elle est toujours là, mais dans un autre espace, sans encombrer votre espace de travail principal.

Plus d'ordre, moins d'encombrement visuel et une meilleure concentration

Au lieu de naviguer à travers un barre des tâches encombrée d'icônes et de trente fenêtres empiléesVous pouvez combiner des bureaux virtuels avec gestionnaires de fenêtres Pour mieux organiser ce dont vous avez besoin pour la tâche à accomplir. Le désordre est instantanément réduit : vous n’avez plus besoin de fouiller dans une multitude de fenêtres pour retrouver cette feuille de calcul ou cette machine virtuelle.

Cela a un impact direct sur votre capacité de concentration. Si vous ne laissez ouverts que les applications du projet en cours sur un seul ordinateur et que vous conservez les e-mails, les réseaux sociaux et autres outils moins importants sur un autre, Vous réduisez considérablement la tentation de passer d'une chose à l'autre. Sans s'en rendre compte.

Un meilleur multitâche sans perdre le fil

L'utilisation de plusieurs bureaux améliore l'expérience multitâche, mais de manière contrôlée. Il ne s'agit pas d'ouvrir plus d'applications, mais de mieux organiser ce que vous utilisez déjàChaque bureau possédant sa propre barre des tâches et son propre ensemble de fenêtres, passer d'un projet à l'autre est aussi simple que de passer d'un bureau à l'autre ; tout reste exactement comme vous l'avez laissé.

Pour les professionnels qui doivent alterner entre plusieurs clients ou projets, ou les étudiants qui changent de matière, c'est particulièrement utile : Vous ne perdez pas la disposition de vos fenêtres. Lorsque vous fermez ou réduisez une fenêtre, vous changez simplement d'environnement grâce à un raccourci.

Une couche de confidentialité supplémentaire lorsque vous partagez votre écran ou travaillez au bureau

Un autre avantage peu évoqué est le confidentialitéQue vous soyez au bureau, en réunion à distance ou en partage d'écran, vous pouvez conserver vos documents confidentiels, vos courriels privés ou vos réseaux sociaux sur un bureau distinct de celui que vous utilisez. Un simple raccourci vous permet de basculer vers un autre bureau et de masquer instantanément ce que vous ne souhaitez pas afficher.

Comment créer, gérer et personnaliser plusieurs bureaux sous Windows

Windows 10 et Windows 11 simplifient considérablement la gestion des bureaux virtuels. L'essentiel est de bien comprendre leur fonctionnement. Vue des tâches et quelques raccourcis clavier qui vous évitent de cliquer.

Créer, modifier et fermer des bureaux virtuels

Pour ouvrir l'écran où vous voyez tous vos bureaux et fenêtres, utilisez l'affichage des tâches :

Touche Windows + Tab pour ouvrir la vue des tâches.
Vous pouvez également cliquer sur l'icône Vue des tâches dans la barre des tâches.

En haut (ou en bas, selon la version), vous verrez les bureaux existants. À partir de là, vous pouvez :

Créez un nouveau bureau en cliquant sur « Nouveau bureau » ou l’icône « + ».
Passez à un autre bureau en cliquant simplement dessus.
Fermer un bureau à l'aide de X dans le coin de la miniature.

Si vous préférez aller encore plus vite, Windows inclut des raccourcis spécifiques pour passer d'un bureau à l'autre et les créer à la volée sans ouvrir l'affichage des tâches :

Ctrl + Touche Windows + DCréez un nouveau bureau et basculez vers celui-ci.
Ctrl + Touche Windows + Flèche droite: accède au bureau de droite.
Ctrl + Touche Windows + Flèche gauche: saute vers le bureau de gauche.
Ctrl + Touche Windows + F4Fermez le bureau sur lequel vous vous trouvez.

Nommez chaque bureau et modifiez leur ordre.

Lorsque vous commencez à accumuler des bureaux, il est judicieux de les ranger. noms descriptifs Pour savoir d'un coup d'œil à quoi correspond chaque catégorie : « Travail », « Personnel », « Projet A », « Réunions », etc. Cela vous fait gagner des secondes (et vous évite toute confusion) à chaque changement.

Pour les renommer :

Ouvrir l'affichage des tâches avec Windows + Tab.
Faites un clic droit sur le bureau que vous souhaitez renommer.
sélectionner "Rebaptiser"Saisissez le nouveau nom et appuyez sur Entrée.

Dans cette même perspective, vous pouvez également réorganiser les bureauxCliquez sur un élément, maintenez le clic enfoncé et faites-le glisser jusqu'à la position souhaitée. Cette fonction est très pratique pour regrouper vos éléments les plus utilisés ou les classer de manière logique (par exemple : Personnel – Travail – Projet X – Projet Y).

Des arrière-plans différents pour différencier les espaces de travail

Une astuce visuelle très efficace consiste à attribuer différents fonds d'écran pour chaque bureauAinsi, d'un simple coup d'œil, vous savez dans quel contexte vous vous trouvez : un fond sobre pour le travail, un fond plus décontracté pour les loisirs, ou des couleurs différentes pour chaque projet.

Les étapes sont très simples:

Ouvrir la vue des tâches.
Faites un clic droit sur le bureau que vous souhaitez personnaliser.
Choisir « Choisir l'arrière-plan » ou l'option équivalente.
Dans la section personnalisation, sélectionnez Image (ou une autre option) et choisissez l'arrière-plan souhaité.

Ce détail de personnalisation, bien qu'il puisse paraître mineur, contribue grandement à maintenir l'esprit situé dans le type de tâche qui est pertinent à un instant donné.

Gestion des fenêtres et des applications sur les postes de travail

On se demande souvent comment déplacer des applications ouvertes d'un bureau à un autre, ou comment utiliser la même application sur plusieurs bureaux sans se retrouver submergé. Windows gère cela plutôt bien.

Comment déplacer une fenêtre d'un bureau à un autre

Par défaut, lorsque vous ouvrez une application sur un ordinateur de bureau, Il n'apparaît que sur cet ordinateur.Si vous décidez ultérieurement de le déplacer, vous pouvez le faire depuis la vue Tâches :

Ouvrir l'affichage des tâches (Fenêtre + Tab).
Passez votre souris sur le bureau à l'endroit où se trouve l'application pour afficher ses vignettes.
Cliquez sur la fenêtre que vous souhaitez déplacer, maintenez le bouton de la souris enfoncé et faites-la glisser vers le bureau de destination.
Libérez-le et il sera attribué au nouveau bureau.

Ce système est miraculeux pour réorganiser un peu sa journée : Vous déplacez le courriel vers un bureau « Communication ».Vous pouvez laisser les machines virtuelles sur un autre serveur ou déplacer le VPN et l'accès distant vers un poste de travail dédié aux connexions. Pour une procédure détaillée, consultez la documentation. glisser des éléments entre les bureaux sous Windows.

Utilisation de la même application sur plusieurs ordinateurs de bureau (Windows 11)

Dans Windows 11, Microsoft est allé encore plus loin et vous laisse décider Comment les applications se comportent sur différents postes de travailIl existe deux options principales :

Afficher uniquement une fenêtre spécifique sur tous les bureaux.
Afficher toutes les fenêtres de cette application sur tous les bureaux.

Pour le configurer:

Ouvrir la vue des tâches.
Faites un clic droit sur la fenêtre de l'application que vous souhaitez configurer.
Sélectionnez si vous voulez « Afficher cette fenêtre sur tous les bureaux » o « Afficher les fenêtres de cette application sur tous les bureaux ».

Cela s'avère pratique, par exemple, si vous souhaitez avoir Votre lecteur de musique visible sur tous les ordinateurs de bureauOu si vous avez besoin de conserver une fenêtre spécifique (comme des notes ou une liste de contrôle) accessible quel que soit le bureau sur lequel vous vous trouvez.

Options multitâches : ce que vous voyez dans la barre des tâches et dans Alt+Tab

Windows vous permet également de choisir comment les fenêtres sont affichées dans la barre des tâches et dans le sélecteur Alt+Tab lorsque vous utilisez plusieurs bureaux :

Ouvrez Paramètres.
Aller à Système > Multitâche.
Développez la section Bureaux.

Vous pouvez y régler deux choses importantes :

« Dans la barre des tâches, afficher toutes les fenêtres ouvertes »Vous pouvez choisir d'afficher uniquement les fenêtres du bureau actuel (moins de bruit, plus de concentration) ou d'afficher les fenêtres de tous les bureaux (plus accessible mais plus encombré).
« Afficher toutes les fenêtres lorsque Alt+Tab est enfoncé »Comme auparavant, vous pouvez limiter Alt+Tab au bureau actuel ou l'afficher sur tous les bureaux.

Si votre priorité est la concentration, cela porte généralement ses fruits. limiter les deux options au bureau actifEn revanche, si vous souhaitez un accès très rapide à tout, même si cela implique plus de distractions, vous pouvez les afficher sur tous les bureaux.

Raccourcis clavier essentiels pour la gestion de plusieurs bureaux

Pour que cela soit véritablement productif, il est essentiel de s'habituer à raccourcis clavier de baseAvec eux, changer de bureau ou en créer un nouveau se fait en quelques millisecondes.

Windows + onglet: Ouvre l'affichage des tâches (affiche les bureaux et les fenêtres).
Ctrl + Windows + D: crée un nouveau bureau et l'active.
Ctrl + Windows + Flèche gauche/droite: passer au bureau précédent ou suivant.
Ctrl + Windows + F4: fermer le bureau actuel.
Alt + Tab: basculer entre les fenêtres, indépendamment du bureau.

Une fois ces combinaisons assimilées, passer d'un environnement à l'autre devient aussi naturel que de changer d'onglet dans son navigateur, avec l'avantage supplémentaire que Chaque saut implique un changement de contexte contrôléPas simplement une autre fenêtre superposée.

Travailler avec un seul écran : tirer le meilleur parti des bureaux virtuels

Si vous ne possédez qu'un seul écran, les bureaux virtuels sont une véritable aubaine. Ils vous permettent de simuler plusieurs espaces physiques sans dépenser un centime en matériel. Le principe est le suivant : Attribuez chaque bureau à un type de tâche spécifique et maintenez-le aussi propre que possible..

Mode multi-écrans sous Windows : un niveau de productivité supérieur

Si, en plus des bureaux virtuels, vous avez la possibilité d'ajouter un ou plusieurs écrans supplémentaires, vous pouvez considérablement améliorer votre productivité. Plusieurs études montrent qu'avec Avec deux écrans, les utilisateurs font moins d'erreurs et travaillent plus vite.notamment pour les tâches impliquant la comparaison d'informations ou la consultation constante de références.

Avantages avérés de l'utilisation de deux écrans ou plus

Des recherches menées par plusieurs entreprises et universités ont mis en évidence des améliorations notables lors du passage d'un à deux écrans : la plupart des utilisateurs préfère la double configuration et ils se sentent plus à l'aise pour suivre les tâches, consulter les données et prendre des décisions lorsqu'ils peuvent consulter plusieurs sources simultanément.

Avec deux écrans, vous pouvez, par exemple, garder un document de travail sur l'un et votre sources de référence, courriel ou outils de communication sur l'autreCela réduit considérablement la nécessité de constamment minimiser, agrandir et changer de fenêtre, ce qui diminue à son tour le coût cognitif du fameux « changement de contexte ».

Étendre le bureau ou dupliquer l'écran

Lors de la configuration de plusieurs écrans, il est important d'utiliser mode bureau étenduL'option « Dupliquer » est à proscrire. Dupliquer signifie afficher exactement la même chose sur les deux écrans, ce qui est utile pour les présentations, mais gaspille l'espace disponible.

En mode étendu, chaque moniteur se comporte comme une partie distincte d'un grand bureau panoramiqueVous pouvez afficher une application sur un écran, une autre sur un second, et continuer à utiliser des bureaux virtuels par-dessus. Cette combinaison (multi-écrans + bureaux virtuels) est particulièrement performante pour ceux qui exécutent plusieurs applications simultanément.

Écrans compatibles et ergonomie de base

Pour éviter que cela ne devienne une torture, certains détails matériels doivent être pris en compte. Idéalement, les écrans devraient être de taille et résolution similairesAinsi, la transition visuelle entre les deux images ne doit pas être désagréable. Si la différence est trop marquée, les yeux se fatiguent plus vite et l'expérience s'en trouve dégradée.

Placez-les côte à côte avec le bords supérieurs alignés Réglez-les à une distance de vision confortable (généralement entre 50 et 100 cm, selon la taille de l'écran). Placez l'écran principal, celui que vous utilisez 70 % du temps, directement devant vous, et positionnez l'écran secondaire légèrement sur le côté. Cela réduit les mouvements inutiles du cou et permet de garder les informations secondaires visibles dans votre champ de vision périphérique.

Combiner bureaux virtuels et plusieurs écrans avec une bonne gestion des e-mails

Dans de nombreux emplois, l'un des plus grands voleurs de temps est le gestion des e-mailsSurtout si vous gérez plusieurs comptes (professionnels, personnels, de projets, d'achats, bancaires, etc.). De plus, lorsque tout cela est réparti sur différents onglets, applications et écrans, le sentiment de chaos devient vite insupportable.

Le problème du changement de contexte avec le courrier électronique

Des études sur la productivité indiquent que les professionnels perdent énormément de temps seuls. recherche d'informations dispersées dans les courriels, les pièces jointes et les outils C’est différent. Si l’on ajoute à cela le fait que beaucoup de gens consultent leurs courriels dès qu’une notification retentit, on obtient une journée pleine d’interruptions.

Ce que l'on appelle le « changement de contexte » (le passage constant d'une tâche à l'autre) est non seulement chronophage, mais il accroît également le stress et rend la concentration plus difficile. Selon certaines études, cela peut aller jusqu'à… 40 % du temps productif simplement en alternant entre les applications et les comptes de messagerie.

Solutions de boîte de réception unifiée : un seul e-mail, plusieurs comptes

Une façon de réduire ce chaos est d'utiliser des clients de messagerie qui offrent boîte de réception unifiéeAu lieu d'avoir Gmail dans un onglet, Outlook dans un autre, votre compte bancaire dans un autre encore, etc., un seul programme centralise tous les messages de tous les comptes.

Des outils comme Mailbird s'appuient sur des protocoles standard tels que IMAP Pour synchroniser les messages avec les serveurs de chaque fournisseur (Gmail, Outlook, Yahoo, iCloud, domaines personnalisés, etc.). Tout est affiché ensemble pour un traitement par lots, avec des indicateurs clairs du compte destinataire de chaque message et la possibilité de filtrer par compte pour une consultation individuelle.

Cela s'intègre parfaitement à une configuration de plusieurs écrans et bureaux virtuelsVous pouvez dédier un écran et/ou un bureau entier à la communication (courriel, messagerie instantanée, outils de collaboration) et conserver votre travail principal sur un autre écran et un autre bureau.

Stratégies d'utilisation des e-mails pour éviter de détourner votre attention

Au-delà de l'outil lui-même, le secret réside dans l'organisation de votre temps. Une stratégie qui a fait ses preuves est la suivante : traitement par blocsRéservez deux ou trois créneaux horaires par jour dans votre calendrier pour consulter vos courriels (par exemple, 9h00, 13h00 et 16h30) et évitez de les consulter en dehors de ces heures, sauf en cas d'urgence.

Parallèlement, il est conseillé d'être intransigeant avec les notifications : désactivez-les. alertes contextuelles, sons et ballons Pour tout ce qui n'est pas urgent, surtout si vos e-mails sont visibles sur un écran secondaire. Ainsi, vous pouvez accéder à vos e-mails sans qu'ils interrompent constamment votre travail.

Organisation avancée : balises, filtres et règles pour gérer le volume

Pour éviter que les courriels ne deviennent un autre monstre qui dévore la productivité, il est essentiel de s'appuyer sur systèmes organisationnels automatiques.

Étiquettes et dossiers : une architecture logique

Des services comme Gmail permettent d'attribuer des étiquettes à plusieurs catégories à la fois à un même message. Ce système est plus flexible que le modèle classique des dossiers, où chaque e-mail est rangé dans un seul dossier. Un message peut ainsi comporter des étiquettes telles que… « Client X », « Comptabilité » et « Urgent »Et vous le trouverez facilement par n'importe lequel de ces itinéraires.

Il convient toutefois de trouver un juste milieu : trop d’étiquettes finissent par être contre-productives. L’expérience montre qu’une seule étiquette est préférable. un nombre modéré de labels principaux (par exemple, moins de 20), et si nécessaire, quelques balises secondaires bien pensées.

Filtres et règles pour automatiser la classification

Les filtres et les règles permettent au système de traiter les courriels entrants. appliquer automatiquement les actionsDéplacez-le dans un dossier, attribuez-lui une étiquette, marquez-le comme lu, transférez-le à une autre adresse, etc. Cela vous fait gagner un temps précieux au quotidien et garde votre boîte de réception propre sans effort manuel constant.

Par exemple, vous pouvez configurer l'archivage automatique de toutes les newsletters dans un dossier spécifique et leur marquage comme lues, l'affichage des e-mails d'un client VIP avec une étiquette et une notification spéciales, ou le tri direct des factures dans le pool d'e-mails comptables.

La règle des deux minutes : n’accumulez pas les micro-tâches.

Appliquez la fameuse règle de la deux minutes (D'après la méthode GTD) : gérer ses e-mails est incroyablement efficace : si un message peut être traité en moins de deux minutes, agissez immédiatement ; sinon, planifiez-le ou déléguez-le. Ainsi, vous évitez de consulter le même e-mail trois ou quatre fois sans prendre de décision.

Dans les configurations multi-écrans et multi-ordinateurs de bureau, cela convient parfaitement : Vous traitez rapidement ces micro-tâches liées aux courriels Sur l'écran de bureau/de communication, et tout ce qui prend plus de temps, vous le transformez en une tâche concrète pour votre bureau dédié au travail en profondeur, sans la laisser s'éteindre dans la barre des tâches.

Répartissez intelligemment les tâches et les applications entre les ordinateurs et les écrans.

Pour tirer pleinement parti des bureaux virtuels et des configurations multi-écrans, il ne suffit pas de les activer : vous avez besoin de… Réfléchissez bien à ce qui va dans chaque endroit. selon votre emploi.

Moniteur principal vs moniteur secondaire

Une méthode qui fonctionne très bien, étayée par des études sur la productivité, consiste à consacrer :

El moniteur principal au travail actif et approfondi (documents, code, conception, analyse, etc.).
El moniteur secondaire communication (courriel, clavardage, réunions) ou documents de référence (documentation, résultats, recherche).

Ainsi, vous pouvez maintenir votre attention sur l'essentiel, sans perdre de vue les informations complémentaires ou les avis vraiment importants. Et si vous avez besoin d'une concentration maximale, vous pouvez toujours… masquer ou réduire la fenêtre de communication sur le bureau/écran Pendant un certain temps.

Des bureaux dédiés à des projets ou à des contextes

En combinant ces éléments avec ceux mentionnés précédemment, vous pouvez configurer plusieurs bureaux sur chaque écran. Par exemple, sur votre écran principal, vous pourriez avoir :

Bureau A : Projet 1 avec tous ses documents et outils.
Bureau B : Projet 2 complètement séparé.

Et sur l'écran secondaire :

Bureau C : Courrier et messagerie.
Bureau D : Documentation de référence générale.

Les raccourcis clavier vous permettent de passer d'un projet à l'autre ou d'un mode de travail à l'autre sans avoir à rouvrir ou à réorganiser constamment les fenêtres. Concrètement, Votre flux de travail devient beaucoup plus fluide et prévisible..

Vidéoconférence sans perdre le contrôle du reste

En télétravail, il est courant de passer des appels vidéo tout en consultant ses e-mails, ses documents ou en prenant des notes. Une configuration très pratique est la suivante :

Écran principal : grande fenêtre de vidéoconférence et, si nécessaire, le document que vous partagez.
Écran secondaire : messagerie électronique et chat, notes, calendrier et toutes informations complémentaires.

Si vous ajoutez des bureaux virtuels, vous pouvez conserver un bureau propre uniquement pour cela. Partagez votre écran en toute sécuritéet d'autres où vous pouvez garder vos notes ou vos conversations internes hors de la vue des participants.